Thông báo xử lý dữ liệu cá nhân

Thông báo này được đưa ra theo điểm a khoản 1 Điều 4 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, quy định mọi người có quyền được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của mình. Thông báo áp dụng cho trang thông tin điện tử này, không áp dụng cho hồ sơ giấy của phường hay hoạt động của phường theo các luật khác.

Ủy ban nhân dân Phường Cầu Kiệu là cơ quan quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu cá nhân nêu tại thông báo này, tức là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân.

Không nội dung nào dưới đây được thu thập chỉ vì bạn đọc trang. Mỗi mục chỉ bắt đầu khi bạn thực hiện một việc cụ thể.

Khi bạn có tài khoản

Họ và tên, địa chỉ thư điện tử hoặc tên đăng nhập, vai trò, phường và khu phố được phân công, cùng thời điểm các lần đăng nhập. Tài khoản dành cho cán bộ phường và cho người dân đăng nhập để gửi phản ánh.

Khi bạn gửi phản ánh

Nội dung bạn viết, địa chỉ hoặc điểm bạn đánh dấu trên bản đồ, ảnh bạn đính kèm và tài khoản đã gửi. Cán bộ xử lý bổ sung ý kiến và kết quả giải quyết. Phản ánh chỉ hiển thị với cán bộ phường có trách nhiệm, không công khai.

Khi bạn đăng ký tham gia hội, đoàn thể

Họ và tên, địa chỉ thư điện tử, cùng số điện thoại, địa chỉ, ngày sinh, nghề nghiệp, tổ chức và lý do đăng ký nếu bạn cung cấp, kèm ảnh bạn tải lên. Biểu mẫu ghi nhận riêng việc bạn có đồng ý xuất hiện trong danh sách hội viên công khai hay không; nếu bạn không đồng ý, bạn không xuất hiện ở đó.

Nếu bạn giữ chức vụ tại khu phố hoặc là cảnh sát khu vực phụ trách địa bàn

Phường công bố họ tên, chức vụ và số điện thoại dùng cho công việc của bạn trên trang Khu phố số, để người dân liên hệ được với người phụ trách địa bàn của mình. Năm sinh được công bố nếu phường cung cấp. Đây là thông tin gắn với chức vụ, không phải đời sống riêng tư, và phường không công bố địa chỉ nơi ở. Nếu số điện thoại công bố chưa đúng hoặc không nên công bố, xin báo để phường sửa hoặc gỡ.

Khi bạn hỏi trợ lý ảo

Nội dung câu hỏi và câu trả lời. Đề nghị không nhập số định danh cá nhân, thông tin sức khoẻ hoặc thông tin về người khác vào trợ lý: câu hỏi được gửi tới mô hình ngôn ngữ của bên ngoài, được nêu tên dưới đây, để xử lý.

Khi bạn tham dự cuộc họp có ghi âm

Đối với các cuộc họp của phường có ghi âm, hệ thống lưu bản ghi, bản gỡ băng và thông tin nhận dạng người phát biểu. Nội dung này áp dụng với cán bộ phường và người được mời dự họp.

Bộ đếm lượt truy cập

Bộ đếm ở chân trang chỉ ghi nhận có một lượt truy cập. Bộ đếm dùng một mã ngẫu nhiên lưu trong trình duyệt của bạn, không dùng cookie, không lưu địa chỉ IP và không có thông tin nào có thể truy ngược tới bạn. Đó là một con số, không phải hồ sơ về bạn.

Mỗi nội dung nêu trên chỉ được dùng đúng mục đích đã thu thập:

• thực hiện chức năng của phường: tiếp nhận và giải quyết phản ánh, xem xét hồ sơ đăng ký, tổ chức họp và công bố thông tin của phường
• liên hệ với bạn về nội dung bạn đã gửi
• bảo đảm an toàn tài khoản và ngăn ngừa việc sử dụng trang sai mục đích
• số liệu tổng hợp, trong đó không thể nhận biết bất kỳ cá nhân nào

Phần lớn hoạt động xử lý nêu tại đây phục vụ hoạt động của cơ quan nhà nước, theo điểm c khoản 1 Điều 19 Luật số 91/2025/QH15 thì không cần sự đồng ý của chủ thể dữ liệu. Tuy vậy, khoản 2 Điều 19 vẫn buộc phường phải có quy trình xử lý, triển khai biện pháp bảo vệ, kiểm tra đánh giá định kỳ và tiếp nhận phản ánh, kiến nghị. Với phần không thuộc trường hợp đó, căn cứ là sự đồng ý của bạn, được thể hiện rõ ràng và có thể rút lại: biểu mẫu đăng ký hội viên lưu lại phiên bản điều khoản bạn đã đồng ý và việc bạn có đồng ý công khai tên trong danh sách hay không.

Phường không mua bán dữ liệu cá nhân và không cung cấp dữ liệu cho mục đích quảng cáo. Dữ liệu được tiếp cận bởi:

• cán bộ phường có nhiệm vụ liên quan, trong phạm vi vai trò được phân quyền trên hệ thống
• cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật, trong phạm vi thẩm quyền đó
• các nhà cung cấp dịch vụ nêu dưới đây, mỗi bên cho một mục đích và theo yêu cầu của phường

Khoản 1 Điều 20 Luật số 91/2025/QH15 xác định việc sử dụng nền tảng ở ngoài lãnh thổ Việt Nam để xử lý dữ liệu cá nhân thu thập tại Việt Nam là chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới. Phường sử dụng hai nền tảng như vậy, và đây là nội dung mỗi bên nhận được:

• OpenAI: Câu hỏi bạn nhập vào trợ lý ảo và các bản ghi của phường mà trợ lý đọc để trả lời. Phạm vi bản ghi tuỳ thuộc người hỏi. Câu hỏi của người dân có thể chạm tới địa chỉ trong sổ nhà, danh mục đường và hẻm, địa điểm công cộng, thủ tục hành chính, bảng giá đất và tình trạng phản ánh do chính mình gửi. Câu hỏi của cán bộ còn có thể chạm tới thửa đất và điểm địa chỉ trong hồ sơ địa chính, cơ sở hạ tầng, hộ kinh doanh, và thông tin người lao động đã đăng ký tìm việc hoặc học nghề, gồm họ tên, năm sinh và địa chỉ hộ. Nhà cung cấp này cũng được dùng để soạn thảo và dịch nội dung của phường.
• SendGrid: Địa chỉ người nhận và nội dung thư điện tử thông báo do phường gửi.

Dữ liệu dân cư, hồ sơ phản ánh và hồ sơ xây dựng chỉ đến với trợ lý dưới dạng số liệu tổng hợp. Không gửi họ tên, ngày sinh hay số định danh cá nhân từ sổ dân cư, và phần hồ sơ địa chính mà trợ lý đọc được không chứa tên chủ sử dụng đất. Không sổ nào được sao chép ra nước ngoài và không có dữ liệu nào được chuyển hàng loạt: phần rời khỏi lãnh thổ Việt Nam là trích xuất cần thiết để trả lời đúng câu hỏi đang đặt ra, và chỉ khi có người đặt câu hỏi.

Hồ sơ phát sinh tại đây được lưu trong thời gian cần thiết để phường giải quyết công việc và sau đó theo thời hạn quy định tại bảng thời hạn bảo quản hồ sơ của phường theo pháp luật về lưu trữ. Tài khoản được lưu trong thời gian còn sử dụng.

Nếu bạn muốn biết thời hạn áp dụng cho một hồ sơ cụ thể, xin liên hệ với phường.

Khoản 1 Điều 4 Luật số 91/2025/QH15 quy định bạn có quyền:

• được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của mình
• đồng ý hoặc không đồng ý, yêu cầu rút lại sự đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân
• xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân
• yêu cầu cung cấp, xoá, hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân và gửi yêu cầu phản đối xử lý dữ liệu cá nhân
• khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật
• yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan thực hiện các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình theo quy định của pháp luật

Một số quyền có giới hạn. Việc rút lại sự đồng ý có hiệu lực kể từ thời điểm bạn yêu cầu và không áp dụng với hoạt động xử lý đã thực hiện trước đó, theo khoản 4 Điều 10. Yêu cầu xoá dữ liệu có thể không được thực hiện khi pháp luật khác buộc phường phải lưu giữ hồ sơ.

Liên hệ Uỷ ban nhân dân phường qua trang Facebook chính thức của phường, hoặc trực tiếp tại trụ sở phường. Phường chưa công bố địa chỉ riêng cho các yêu cầu về bảo vệ dữ liệu cá nhân; trong thời gian đó, đây là các kênh để liên hệ với phường.

Trang Facebook của phường

Trang chỉ hoạt động qua kết nối được mã hoá. Mật khẩu được lưu ở dạng băm, không lưu dạng đọc được, và khoá của các nhà cung cấp dịch vụ được lưu ở dạng mã hoá. Cán bộ chỉ xem được phần thuộc vai trò của mình. Cơ sở dữ liệu và kho tệp không truy cập được từ Internet.

Cookie được nêu tại một trang riêng, vì nội dung trang lưu trong trình duyệt của bạn là vấn đề khác với nội dung phường lưu trên máy chủ.

Đọc chính sách cookie

Khi thông báo này thay đổi, số phiên bản ở đầu trang thay đổi theo. Nếu thay đổi ảnh hưởng tới nội dung bạn đã đồng ý, bạn sẽ được hỏi lại chứ không phải được thông báo sau.